Guía de inicio rápido de pHKondo

Iniciar sesión con la cuenta de administrador

Agregar usuario(s) en Configuración -> Usuarios
* 3 niveles de acceso
** Administrador (Control Total Sobre pHKONDO)
** Administrador (Control total sobre pHKONDO, excepto la administración de usuarios y la configuración del sistema)
** Empleado (Sin acceso a opciones de configuración y mantenimiento)

Actualice su organización en Configuración -> Organización
Configure su sistema en Configuración -> Grupo de sistema
Configurar tablas auxiliares en Configuración -> General, Contabilidad, Giros


Inicie sesión con otra cuenta si es necesario, no obligatorio

Añadir condominio(s) -> Crear condominio
Ver detalles del condominio

Introducir períodos contables
Añadir período contable -> Crear período contable
* Período contable se utiliza para establecer períodos de gestión, puede el intervalo que desee, no necesariamente un año.
Se utiliza para controlar y agrupar los datos en:
- Saldos de cuentas, presupuestos...
- Informes de Balances, ingresos, gastos, pendientes de pago, programación de cuotas
* IMPORTANTE: Atención, los datos presentados están agrupados según el periodo contable activo, para ver datos de otro ejecicio este debe ser activado posteriormente.

Volver a los detalles del condominio
Introduzca las fracciones
Añadir propiedades -> Crear Fracción
Ver detalles de la fracción

Dentro de la Fracción Entre los Propietarios
Añadir propietarios -> Crear propietario
O utilice Añadir propietario para buscar propietarios ya registrados en su base de datos

Volver a los detalles del condominio
Introduzca los administradores
Añadir administradores -> Añadir administrador
* El administrador es el/los propietario(s) seleccionado(s) que sirve(n) de enlace/representante(s) entre la gestión del condominio/empresa/servicio y todos los propietarios.


Volver a los detalles del condominio
Gestión de las cuentas bancarias y/o internas
Introducir cuentas
Añadir cuenta -> Nueva cuenta
Ver detalles de la cuenta

Dentro de la cuenta, introduzca los movimientos
Añadir movimientos de la cuenta -> Crear movimiento
* Para cada periodo contable se debe crear el primer movimiento ( al inicio del periodo contable - apertura ) y el último movimiento ( al final del periodo contable - cierre ) , esto permitirá a pHKondo ejecutar los informes en base a los intervalos ( inicio / final ) del periodo contable.
* El primer movimiento debería ser:
El importe inicial del balance de apertura en el período contable
Seleccione Apertura / Cierre en el campo Categoría
Seleccione Balance de apertura en el campo Movimiento de transacciones
Tipo de operación: Crédito si el saldo de la cuenta al inicio del periodo contable es 0 o superior, Débito si el saldo de la cuenta al inicio del periodo contable es < 0
* El último movimiento debe ser: ( al cerrar el periodo contable )
Seleccione Balance de apertura/cierre en el campo Categoría
Seleccione Cerrar Balance en el campo Operación Movimiento
* Cada transacción debe pertenecer al período contable activo
* Utilice Movimiento Interno para transferir montos entre cuentas. El Movimiento Interno no se utiliza en informes como Gastos o Ingresos

Volver a los detalles del condominio
Introducir en los presupuestos
Añadir presupuestos -> Crear presupuesto
Defina sus presupuestos.
Defina bien los campos Valor, Fondo de reserva (%), Fecha de inicio, Cuotas, Periodicidad, Distribución, Plazo de pago. 
Estos campos le permitirán crear cuotas automáticamente.
Puede crear cuotas para la creación automática de cuotas relacionadas con el respectivo presupuesto, atención que el presupuesto debe estar en estado activo.


... normas importantes a tener en cuenta
El recibo debe estar en estado pendiente de pago para poder establecerlo como pagado.
El recibo debe estar en estado pendiente para poder establecerlo como cancelado.
Las cuotas no pueden ser modificadas o eliminadas cuando están asociadas a un recibo. ( eliminar la asociación para poder editar )
Los presupuestos sólo se pueden eliminar en estado pendiente.
Los presupuestos no pueden ser eliminados cuando están asociados a cuotas de afiliación pagadas.
La fracción no puede ser eliminada si tiene cuotas pagadas asociadas.
No se pueden eliminar otras tablas con registros asociados. 

... extras
Introduzca los recibos para gestionar los pagos/recibos.
Ingrese en Verificación de Facturas para gestionar las deudas de la Condominio / pagos a proveedores.
Entre en Mantenimiento para gestionar los horarios de mantenimiento del condominio.
Entra en Seguros para gestionar los seguros de condominio y fracciones.
Entre en Anexos para gestionar los documentos adjuntos.
Entre en los informes de Balances, Ingresos, Gastos, Cuenta corriente, Mapas.
Entre en Minutos para imprimir algunos documentos utilizados en la gestión del condominio.
... 
y otras funcionalidades que pHKondo puede proporcionar

NOTA FINAL :
Si estás interesado en otras funciones que pHKondo no tenga disponibles, pero quieres agregarlas, no dudes en escribirnos -> contact@phalkaline.net